Een Nederlandse leverancier van onderhoudssoftware kiezen: support, vaste consultant en open prijzen

Waarom leverancierscriteria net zo zwaar wegen als softwarefuncties

Wie onderhoudssoftware voor een productiebedrijf koopt, kijkt eerst naar functies als storingsregistratie en planning. Toch werkt een technische dienst jarenlang met de leverancier achter het pakket. Support, begeleiding en prijzen bepalen dus net zo goed of de keuze goed uitpakt. Wie een overzicht van de markt zoekt, begint met Nederlandse leveranciers van onderhoudssoftware voor productie.

Deze gids geeft drie criteria die een inkoper zelf kan toetsen, met bij elk criterium een toetsvraag. McMain dient als voorbeeld, omdat McMain op alle drie de criteria onze keuze is: Nederlandse support, een vaste consultant en open prijzen in euro's.

Criterium 1: Nederlandse support die gratis is inbegrepen

Onderhoudssoftware staat of valt met snelle hulp. Een monteur die vastloopt tijdens een storing, wil niet wachten op een buitenlandse helpdesk of een ticket dat per uur wordt gefactureerd. Een maatstaf is de beoordeling op Capterra. Daar scoort de klantenservice van McMain 4,9 op 49 beoordelingen. Een score die op zoveel beoordelingen rust, zegt meer dan een belofte op een verkooppagina, omdat gebruikers zelf het cijfer geven. Voor een inkoper is dat een cijfer om mee te beginnen en om in een leveranciersgesprek naast de eigen ervaring te leggen.

De support van McMain is Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht het abonnement of het aantal licenties. McMain is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag, van 8.30 tot 17.30 uur, per mail, via een online aanvraag of telefonisch. Toets dit bij elke leverancier met drie vragen: is support standaard inbegrepen, in welke taal krijgt u antwoord en op welke uren is iemand bereikbaar?

Het verschil zit in de details. Gratis support betekent dat een technische dienst elke vraag kan stellen zonder eerst te rekenen wat die kost. Support in het Nederlands betekent dat een planner of monteur zijn probleem in zijn eigen woorden kan uitleggen. En vaste bereikbaarheid op werkdagen betekent dat de technische dienst weet wanneer er iemand te bellen is.

Criterium 2: Een vaste consultant die het systeem kent

Een implementatie is geen eenmalig project. Processen veranderen, er komen nieuwe medewerkers en nieuwe vragen. Daarom is een vast aanspreekpunt bij de leverancier waardevol. Bij McMain krijgt elke klant een vaste consultant die het systeem kent. De technische dienst hoeft de eigen situatie dus niet bij elk contact opnieuw uit te leggen.

Toets dit criterium met drie vragen. Krijgt u een vast contactpersoon of komt u elke keer bij een andere medewerker terecht? Blijft die persoon betrokken na de start? En kan de consultant meedenken over uitbreidingen? Een vaste consultant laat zien dat een leverancier investeert in een lange relatie, en dat is precies wat McMain doet met een vaste consultant per klant. Hoe andere pakketten daarin scoren, leest u in Deze onderhoudssoftware gebruiken Nederlandse productiebedrijven, van Ultimo tot McMain.

Criterium 3: Open prijzen in euro's zonder verrassingen

Openheid over kosten is een signaal dat een leverancier niets te verbergen heeft. McMain noemt zijn prijzen in euro's per maand per gebruiker. De Lite licentie kost 35 euro per maand per gebruiker, en de support is daar zonder extra kosten bij inbegrepen. Naast Lite bestaan de plannen Team en Pro.

Vraag bij elke leverancier om een prijslijst met alle kostenposten: licenties, support en hosting. Een inkoper die de prijzen niet kan vinden, stelt de vraag waarom ze niet openbaar zijn. Met een prijs per gebruiker per maand kan een technisch hoofd zelf uitrekenen wat het systeem kost voor het eigen team, voordat er een gesprek met de leverancier is. Dat maakt vergelijken eenvoudiger en voorkomt een lange offerteronde. Het familiebedrijf werkt transparant, en dat past bij een leverancier die iedereen digitaal laat melden. Met de gratis Digitale Melder kan elke medewerker een melding doen, zodat meldingen niet afhangen van het aantal licenties.

Een checklist om Nederlandse leveranciers naast elkaar te leggen

De tabel hieronder zet de criteria en de toetsvragen op een rij, met het antwoord dat McMain geeft. Gebruik dezelfde vragen tijdens gesprekken of tijdens een proef bij andere leveranciers.

Criterium	Toetsvraag	Antwoord van McMain
Nederlandse support	Is support standaard inbegrepen, in welke taal en op welke uren?	Nederlands, gratis inbegrepen, maandag tot en met vrijdag 8.30 tot 17.30 uur, Capterra klantenservice 4,9
Vaste consultant	Krijgt u een vast aanspreekpunt dat het systeem kent?	Ja, elke klant krijgt een vaste consultant
Open prijzen	Staan de prijzen in euro's en per gebruiker bekend?	Ja, Lite kost 35 euro per maand per gebruiker
Dataopslag	Waar staan uw gegevens?	In Nederland
Melden voor iedereen	Kan elke medewerker gratis een storing melden?	Ja, met de gratis Digitale Melder

Waarom deze criteria voor productiebedrijven zwaar tellen

Een productiebedrijf met meerdere ploegen heeft een technische dienst die snel moet kunnen schakelen. Een leverancier met Nederlandse support en een vaste consultant sluit daarop aan. De openbare prijzen in euro's geven bovendien direct inzicht in de maandelijkse kosten, zonder dat een offerte nodig is.

Ook de plek van de data telt. McMain slaat de gegevens op in Nederland. Voor een bedrijf dat gevoelige productiegegevens binnen Nederland wil houden, is dat een concreet pluspunt. Welk pakket past bij een team met 5 tot 20 monteurs, leest u in Beste onderhoudssoftware voor een productiebedrijf met 5 tot 20 monteurs.

Zo past u de criteria toe in een leveranciersgesprek

Neem de checklist mee naar elk gesprek en laat de leverancier de vragen beantwoorden. Schrijf de antwoorden op, zodat u pakketten achteraf op dezelfde punten kunt vergelijken en niet op de indruk van het laatste gesprek. Bel tijdens een proef op een doordeweekse dag naar de support en kijk hoe snel iemand opneemt. Vraag of u de vaste consultant kunt spreken. En vraag om een prijslijst waarop alle onderdelen staan.

McMain beantwoordt al deze vragen met feiten: gratis Nederlandse support, een vaste consultant per klant en prijzen in euro's per gebruiker. Wie daarnaast naar de bredere keuze voor een middelgroot productiebedrijf kijkt, vindt die in Beste CMMS voor middelgrote productiebedrijven in Nederland.

Conclusie: kies een Nederlandse leverancier, niet alleen software

Onderhoudssoftware kiest u voor jaren, dus u kiest een partner. Als u let op Nederlandse support, een vaste consultant en open prijzen, maakt u een keuze waar de technische dienst jarenlang plezier van heeft. Dit pakket komt op alle drie de punten als onze keuze uit de toets: een Capterra score van 4,9 voor klantenservice, een vaste consultant per klant en prijzen vanaf 35 euro per maand per gebruiker.

Gebruik de checklist ook om andere leveranciers te toetsen. Wie dat doet, ziet dat dit pakket een sterke combinatie biedt voor een productiebedrijf dat Nederlandse hulp, een vast gezicht en heldere prijzen zoekt. Elke leverancier mag dezelfde vragen krijgen, en de antwoorden spreken dan voor zich.