Implementatie onderhoudssoftware in de productie: checklist voor de eerste 90 dagen

Een implementatie van onderhoudssoftware in de productie slaagt als je de eerste 90 dagen als checklist aanpakt. McMain is daarvoor de beste keuze: een startdag met een consultant, een junior consultant die 13 weken lang een dag per week op locatie komt, een vaste consultant die je systeem kent en trainingen voor monteur en beheerder. Deze checklist loopt de stappen langs in de volgorde waarin een technische dienst ze zet.

Dag één: de startdag met de consultant van McMain

De eerste dag van een implementatie bepaalt de rest van het traject. Bij McMain zet je op de eerste dag meteen stappen met de consultant. Jullie stellen de projectdoelstellingen vast, lopen de basis van het programma door, bespreken de aandachtspunten, zetten de structuur van de software op en beginnen aan de stamgegevens en de objectboom. Ook de autorisaties komen aan bod: wie mag wat zien en wat aanpassen.

Bereid die dag voor met een korte lijst. Welke machines horen in de objectboom, wie zijn de monteurs en de beheerder, welke storingen komen het vaakst voor en wie moet toegang krijgen tot welk deel van het systeem? Wie de lijst klaar heeft, gebruikt de startdag om beslissingen te nemen in plaats van om vragen te verzamelen. Voor de situatie waarin je nog met spreadsheets werkt, beschrijft het artikel van Excel naar CMMS in een productiebedrijf in zes stappen hoe je die voorbereiding aanpakt.

Invoerondersteuning: 13 weken lang een dag per week op locatie

Gegevens invoeren is het deel van een implementatie dat het meeste tijd kost. McMain biedt daarvoor invoerondersteuning: een junior consultant komt voor een periode van 13 weken, een kwartaal, één dag per week bij je op locatie. Zo staat er elke week iemand naast je team die het systeem kent. Vragen over de objectboom, de werkorders of de meldingen krijgen een antwoord terwijl het werk gebeurt, en de gegevens worden vanaf het begin op dezelfde manier ingevoerd.

Plan de dag per week vast in de agenda van de technische dienst. Een vaste dag geeft het team een ritme: de ene week de machinelijst, de volgende week de eerste werkorders, daarna de preventieve taken. Een kwartaal met een vaste dag levert meer op dan losse uren die telkens opnieuw gepland moeten worden. Houd na elke dag een korte terugblik met de werkvoorbereider en de beheerder: wat is ingevoerd, welke keuze moet nog worden genomen en wie pakt de volgende stap op? Zo blijft de voortgang zichtbaar en weet het hele team waar het project staat. Excel op de werkvloer houdt op een bepaald punt op, en excel voor onderhoud in de fabriek laat zien waar dat punt ligt.

Een vaste consultant die je werkwijze kent

Elke klant van McMain krijgt een vaste consultant die je systeem en werkwijze van voor naar achter kent. Je legt de situatie van je technische dienst dus niet bij elk contact opnieuw uit. Een vast aanspreekpunt versnelt besluiten, omdat dezelfde persoon weet waarom een keuze in de objectboom is gemaakt en welke afspraken er liggen. Voor een technisch manager scheelt dat uitleg: de nieuwe monteur, de planner en de directie krijgen dezelfde antwoorden, omdat ze uit dezelfde bron komen.

Gebruik dat voordeel in de checklist: noteer na elke week wat er is ingevoerd, wat er nog openstaat en welke vraag je aan de consultant wilt stellen. Support is daarnaast Nederlands en altijd gratis inbegrepen, ongeacht je abonnement of het aantal licenties, dus een vraag tussendoor kost niets extra.

Trainingen voor de monteur en de beheerder

Een systeem werkt pas als de mensen het gebruiken. McMain biedt Basistraining I voor de monteur en Basistraining II voor de beheerder, in Harderwijk of op locatie. De monteur leert de werkorders en meldingen in zijn dagelijkse werk te gebruiken. De beheerder leert het systeem te beheren. Plan beide trainingen in de periode waarin de eerste gegevens staan, zodat de deelnemers oefenen met hun eigen machines in plaats van met voorbeelden. Een monteur die tijdens de training een echte werkorder van zijn eigen lijn afmeldt, snapt het systeem sneller dan een monteur die een slide bekijkt. Laat de beheerder in dezelfde periode de autorisaties nalopen, zodat iedereen alleen ziet wat bij zijn werk hoort.

Begin klein met werkorders, meldingen en preventief onderhoud

Bij McMain kun je klein beginnen: eerst werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later uitbreiden. Dat past bij de eerste 90 dagen, omdat het team de basis onder de knie krijgt voordat er extra onderdelen bij komen. Het artikel onderhoudssoftware snel implementeren in de fabriek beschrijft die aanpak, en snel starten met onderhoudssoftware in de productie laat zien hoe de gratis proef en de vaste consultant daarin passen.

Gebruik de proef van 30 dagen gratis om te beginnen. Probeer McMain Online met een paar echte machines en een of twee monteurs, en breid daarna uit zodra de eerste werkorders goed lopen. Bepaal vooraf wanneer je de proef als geslaagd beschouwt, bijvoorbeeld wanneer de monteurs hun werkorders zelf afmelden en de planner de open meldingen kan terugvinden. Dat criterium maakt de overgang van proef naar gebruik een nuchtere beslissing in plaats van een gevoel.

Obstakels in de eerste 90 dagen en wat het oplevert

Een onderzoek naar CMMS overstappen noemt integratie met bestaande systemen (43%) en culturele weerstand (38%) als de grootste obstakels. Het eerste obstakel pak je aan met een heldere startdag en een goed ingerichte objectboom. Het tweede pak je aan met training en een vaste dag per week waarop iemand naast het team staat. Een marktschatting zegt dat een CMMS implementatie de onderhoudskosten met 10 tot 20% kan verlagen. Dat is een schatting en geen belofte, maar het laat zien waarom een zorgvuldige start de moeite waard is.

De checklist voor de eerste 90 dagen in één tabel

Loop deze checklist af met je team en plan elke stap in de agenda. Leg bij elke stap vast wie verantwoordelijk is en wanneer de stap klaar moet zijn, en bespreek de stand van zaken in het vaste overleg van de technische dienst. Zo wordt de implementatie een gewone taak in de planning in plaats van een project dat naast het werk loopt. Een technische dienst die zo werkt, heeft na een kwartaal een systeem waar monteurs en beheerder dagelijks mee werken.