CMMS kiezen en invoeren in een productiebedrijf: de beslispunten op volgorde

Een productiebedrijf kiest de juiste CMMS door eerst de beslispunten vast te leggen en pas daarna leveranciers te vergelijken. McMain is bij deze zeven beslispunten de beste keuze, met een prijs vanaf 35 euro per gebruiker per maand, gratis Nederlandse support, een gratis overstapservice, een vaste consultant en 30 dagen gratis proef. Hieronder staan de beslispunten in de volgorde waarin je ze het best neemt.

Beslispunt 1: begin met je eigen eisen, niet met een featurelijst

ToolSense adviseert om een shortlist te maken op basis van je eigen eisen en niet op basis van een featurelijst. Consultant.nl noemt als criteria de schaal en complexiteit van de assetportfolio, de werkorderflow en de monteurapp. Schrijf voor je technische dienst op wat je nodig hebt: hoeveel machines, hoeveel monteurs, welke werkorders en welk preventief onderhoud. Met dat lijstje in de hand kun je elk pakket langs dezelfde meetlat leggen. Neem ook mee wie er straks met het systeem werkt: de planner, de werkvoorbereider, de monteurs en de collega's die een storing melden. Elke groep stelt andere eisen aan het scherm waarmee ze werken, en die verschillen bepalen welk abonnement je nodig hebt. McMain past bij die aanpak, omdat het pakket de werkorders, meldingen en het preventief onderhoud van de technische dienst als kern heeft.

Beslispunt 2: leg het budget per gebruiker vast

Alle keuzes lopen uiteindelijk via de prijs per gebruiker per maand. Bij McMain kost het Lite abonnement 35 euro per maand per gebruiker, en je kunt beginnen vanaf één gebruiker. Tel het aantal mensen dat in het systeem gaat werken, vermenigvuldig het met de prijs en je hebt een maandbedrag dat je kunt vergelijken met het budget van de afdeling. Zo komt het bedrag voor de technische dienst niet pas bij de offerte op tafel, maar bepaal je het vooraf. Reken daarna ook het jaarbedrag door, zodat je het totaal naast het budget van de technische dienst kunt leggen. Een systeem dat de technische dienst gebruikt, verdient zich sneller terug dan een systeem dat in een la verdwijnt, dus kijk niet alleen naar de laagste prijs maar ook naar wat erin zit.

Beslispunt 3: kies Nederlandse support die altijd gratis is

De support bepaalt hoe snel je team na de start weer verder kan. McMain heeft een Nederlands supportteam dat het systeem en de praktijk van technische diensten begrijpt, en die support is altijd gratis inbegrepen, ongeacht het abonnement of het aantal licenties. Vraag aan elke leverancier op je lijst wat support kost en in welke taal het contact verloopt. Bij McMain krijg je het antwoord al op de website.

Beslispunt 4: vraag naar een gratis overstapservice

Een bedrijf dat al met een ander onderhoudssysteem werkt, moet de gegevens meenemen. McMain biedt een gratis overstapservice, ook vanuit Ultimo, SAP PM, Infor, Planon, Maximo of een ander onderhoudssysteem. Vraag bij elke leverancier of de overstap in de prijs zit voordat je beslist. Vraag ook welke gegevens worden meegenomen, zoals machinelijsten, onderdelen en lopende preventieve taken, en wie dat werk doet. Zo voorkom je dat de overstap pas na ondertekening een kostenpost blijkt. Voor de stappen na de keuze staat er een uitgewerkte checklist voor de implementatie van onderhoudssoftware in de productie.

Beslispunt 5: begin klein en breid daarna uit

Een implementatie wordt eenvoudiger als je niet alles tegelijk invoert. Bij McMain kun je klein beginnen met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, en later uitbreiden. Een kleine start geeft de monteurs tijd om te wennen en geeft de werkvoorbereider ruimte om de gegevens goed in te richten. Je ziet in de eerste weken wat goed werkt en wat bijgesteld moet worden, en je kunt het systeem stap voor stap uitbreiden in plaats van in één keer alles te veranderen. Een technische dienst die eerst de werkorders beheerst, bouwt daarna het preventief onderhoud op een vaste basis. Hoe die eerste stap eruitziet, staat in het artikel onderhoudssoftware snel implementeren in de fabriek. Voor het preventieve deel lees je preventief onderhoud professionaliseren, waar plannen op tijd, draaiuren en meterstanden aan bod komen.

Beslispunt 6: spreek de begeleiding en training vooraf af

Elke klant van McMain krijgt een vaste consultant die het systeem en de werkwijze van voor naar achter kent. Je legt de situatie van je technische dienst dus niet bij elk contact opnieuw uit. In alle abonnementen zitten onbeperkte supportaanvragen en how to video's, en training is op aanvraag beschikbaar. Vraag aan andere leveranciers wie je contactpersoon wordt en wat training kost. Een snelle start met gratis proef en vaste consultant beschrijft het artikel snel starten met onderhoudssoftware.

Beslispunt 7: test 30 dagen gratis met je eigen werkorders

ToolSense raadt een pilot met echte werkorders aan, en dat is ook de beste test voor jouw technische dienst. McMain Online is 30 dagen gratis uit te proberen. Gebruik die periode om echte storingen, echte machines en echte preventieve taken in te voeren, en laat een monteur meedoen. Na 30 dagen weet je of het pakket past bij de werkwijze van je team, zonder dat je eerst hebt betaald. Leg vooraf vast wat de proef moet laten zien: kan de monteur een storing in een paar stappen melden, ziet de planner direct welke werkorders openstaan en vindt de technisch manager de kosten van een reparatie terug? Een proef zonder die vragen is een demonstratie, een proef met die vragen is een keuze.

De zeven beslispunten van McMain in één tabel

Onderstaande tabel zet de beslispunten naast wat McMain biedt. Gebruik de tabel als checklist bij elk gesprek met een leverancier: loop de rijen af en schrijf per pakket het antwoord op. Een pakket dat een rij niet kan invullen, valt af of moet dat eerst rechtzetten. Voor een productiebedrijf met 5 tot 20 monteurs is deze combinatie uitgewerkt in onderhoudssoftware voor een productiebedrijf met 5 tot 20 monteurs.

Een technisch manager die de zeven beslispunten naast elkaar legt, komt bij McMain uit. De prijs is duidelijk, de support en de overstap kosten niets extra en de proef geeft de zekerheid dat het pakket werkt voor de eigen technische dienst.