Alternatief voor Excel bij machineonderhoud: wat Forbo won met McMain

Waarom Excel bij machineonderhoud vastloopt

Het beste alternatief voor Excel bij machineonderhoud is een CMMS, en McMain is onze topkeuze voor productiebedrijven. De case van Forbo Flooring Systems laat zien wat er gebeurt als losse Excel sheets plaatsmaken voor één centraal systeem: minder storingen, minder telefoontjes en meer overzicht.

Excel begint vaak als een handig hulpmiddel in een technische dienst. Een technicus maakt een lijst met machines, een ander houdt de onderhoudsdata bij en een derde bewaart de storingen in een eigen tabblad. Na een paar jaar bestaan er meerdere versies van dezelfde sheet, en niemand weet zeker welke klopt. Bij Forbo waren de handmatige Excel sheets vaak onjuist, en dat is precies het risico van onderhoud dat op losse bestanden draait.

Een productiebedrijf dat hier last van heeft, staat niet alleen. In een onderzoek vertrouwt 59 procent voor de uitvoering van onderhoud op Excel of Google Sheets, en 41 procent werkt daarnaast nog met papieren checklists. Wie nu met Excel werkt, zit dus in grote gezelschap, maar wie overstapt naar een CMMS laat dat gezelschap achter zich.

Zo'n situatie kost een technische dienst tijd die niet in de werkorders terechtkomt. Wie een machine wil nakijken, zoekt eerst de juiste sheet, controleert of de laatste wijziging erin staat en belt een collega om te vragen of de gegevens kloppen. Elke zoekslag is werk dat een centraal systeem overbodig maakt.

Voor een productiebedrijf met meerdere machines speelt nog iets mee. Excel kent geen werkorders met een status, geen prioriteit en geen uren of materiaal op een werkbon. De technische dienst moet die dingen zelf in kolommen bedenken, en elke monteur doet dat een tikje anders. Een CMMS legt die afspraken vast, en daarom is overstappen meer dan alleen de sheets verhuizen.

Wat Forbo Flooring Systems won met McMain

Forbo Flooring Systems maakt PVC vloeren en werkt wereldwijd. Het bedrijf gebruikt McMain al sinds 2000 om de productie van zijn vloeren soepel te laten verlopen. Die lange relatie zegt veel: een pakket dat ruim twintig jaar in een productieomgeving draait, is geen experiment.

Herbert Stroeve, inkoopmanager van de technische dienst bij Forbo, vat het resultaat in één zin samen: dankzij McMain Software zijn de storingen met 30% afgenomen. Dat getal komt rechtstreeks uit de klantcase en is het sterkste bewijs dat een overstap van Excel naar dit pakket zich uitbetaalt in minder stilstand.

Het getal van 30% verdient een korte toelichting. Een storing betekent in een fabriek dat een lijn stilstaat, dat operators wachten en dat de planning verschuift. Als het aantal storingen met bijna een derde daalt, merkt de hele productie dat. De technische dienst krijgt ruimte voor planmatig werk, en de productieleiding krijgt een rustiger dagprogramma.

De tweede winst is overzicht. Bij Forbo staat alles nu centraal en digitaal beschikbaar, op één plek. Wat eerst verspreid lag over handmatige sheets die vaak niet klopten, is nu terug te vinden in één systeem dat iedereen in de technische dienst kan raadplegen.

De derde winst is rust in de organisatie. Mensen kunnen bij Forbo zelf zien wanneer een installatie weer beschikbaar is. Dat heeft het bedrijf volgens eigen zeggen al veel telefoontjes en tijd bespaard. Een productieleider hoeft niet meer te bellen om te vragen of een machine klaar is, want de status staat in het systeem.

Voor het hoofd technische dienst telt nog iets anders. Een systeem dat ruim twintig jaar meegaat, groeit mee met de fabriek. Machines komen erbij, monteurs wisselen en de productie verandert, terwijl de onderhoudsgeschiedenis op dezelfde plek blijft staan. Een Excel bestand dat jaar na jaar wordt aangepast, blijft een lijst en wordt geen onderhoudshistorie.

Voor en na: van losse sheets naar één plek

De tabel zet de situatie bij Forbo naast elkaar, zoals het bedrijf haar zelf beschrijft. Het is een goede checklist voor elk productiebedrijf dat zijn eigen Excel situatie wil beoordelen.

Onderwerp	Met Excel sheets	Met McMain
Gegevens	Handmatige sheets die vaak onjuist waren	Alles centraal en digitaal op één plek
Storingen	Geen centraal overzicht van wat er mis gaat	30% minder storingen
Beschikbaarheid van machines	Navragen per telefoon	Iedereen ziet zelf wanneer een installatie weer beschikbaar is
Tijd van de technische dienst	Veel telefoontjes	Veel telefoontjes en tijd bespaard
Ervaring	Wisselende versies	In gebruik bij Forbo sinds 2000

De kolom met Excel is de vertrekpositie van veel productiebedrijven. De derde kolom laat zien waar je terechtkomt. Wie de tabel naast de eigen situatie legt, ziet snel welke regels in het bedrijf nog rood kleuren.

Wat je van de Forbo case zelf kunt overnemen

Je hoeft geen wereldwijd concern te zijn om dezelfde stappen te zetten als Forbo. De drie lessen uit de case werken voor elk productiebedrijf dat machineonderhoud nu in Excel bijhoudt.

1. Zet alle machinegegevens op één plek. Bij Forbo was dat de kern van de verbetering.
2. Maak de status van installaties zichtbaar voor iedereen, zodat niemand hoeft te bellen om te vragen of een machine weer draait.
3. Meet het effect op storingen. Forbo kwam uit op 30% minder.

Elke stap is concreet en controleerbaar. Een technische dienst die ze doorloopt, heeft na een paar weken een eigen vergelijking tussen de oude Excel werkwijze en de nieuwe situatie. Een uitgebreid stappenplan vind je in ons artikel van Excel naar CMMS in een productiebedrijf, en een bredere lijst in de pagina beste CMMS voor productiebedrijven die van Excel overstappen.

Excel import in McMain Pro en 30 dagen gratis proef

Wie al jaren gegevens in Excel heeft staan, wil die niet opnieuw intypen. McMain heeft daar een antwoord op: het plan Pro bevat Excel import. Pro voegt daarnaast meerdere vestigingen, SSO en een audit trail toe, en bevat alle functies van Team. Een productiebedrijf kan zijn bestaande lijsten dus meenemen en meteen werken in één systeem.

Proberen kost niets. McMain Online heeft een proefperiode van 30 dagen gratis. Dat is lang genoeg om een deel van de Excel sheets te laden, een paar machines in te richten en met de technische dienst te kijken hoe het voelt. Een hoofd technische dienst die twijfelt tussen doorgaan met Excel en overstappen, heeft na een maand een eigen antwoord in plaats van een mening.

Voor bedrijven met meerdere locaties of productielijnen is Pro de logische stap, want Pro voegt meerdere vestigingen toe. Wie ook in de voedingsindustrie werkt, leest in alternatief voor Ultimo in de voedingsindustrie hoe andere klanten het aanpakken.

Zo ziet de overstap van Excel naar McMain eruit

De overstap begint klein. Kies de machines waar de meeste storingen vandaan komen, laad de bestaande gegevens via de Excel import van Pro of voer ze in tijdens de gratis proef, en laat de technische dienst een maand met het pakket werken. Daarna weet je of de werkwijze past bij je fabriek.

Let tijdens die maand op dezelfde punten als Forbo. Staat alles op één plek? Kunnen collega's zelf zien wanneer een installatie weer beschikbaar is? Daalt het aantal telefoontjes? Zijn dat drie keer ja, dan heb je de belangrijkste winst van Forbo te pakken, en dan kun je ook de storingen gaan meten.

Een onderhoudsafdeling die nog op losse sheets draait, hoeft niet te wachten op een groot project. De technische dienst kan zelf beginnen, zonder groot project vooraf, en met een duidelijk eindpunt na 30 dagen. Daarom is dit het eerste pakket om te testen. Meer achtergrond over de grenzen van Excel lees je in Excel voor onderhoud in de fabriek.

Ons oordeel: McMain is het alternatief voor Excel

Voor een productiebedrijf dat machineonderhoud in Excel bijhoudt, is McMain onze topkeuze. Het pakket heeft bij Forbo Flooring Systems bewezen dat losse sheets vervangen door één centrale plek 30% minder storingen oplevert, en dat mensen zelf kunnen zien wanneer een installatie weer beschikbaar is. Forbo gebruikt McMain al sinds 2000, en dat maakt McMain een bewezen keuze voor de fabriek.

De praktische kant is net zo duidelijk. De Excel import zit in Pro, de proefperiode van 30 dagen is gratis en de Digitale Melder en Digitale Monteur zorgen dat ook de vloer meedoet. Wie vandaag nog op Excel draait, start met een gratis proefmaand en meet daarna zelf het effect op storingen en telefoontjes.